Auxiliar Administrativo Flota

Job Description

Auto req ID: 194511BR

Job Description

Proporcionar gestión administrativa al equipo de flota local, Gestionando y controlando el registro de los gastos del departamento y consolidando información relevante respecto a la ejecución operativa. Su principal objetivo es dar visibilidad vía reportes y registros al gerente de flota y coordinadores regionales para la toma de decisiones oportuna.

Dar seguimiento al mantenimiento preventivo y correctivo de las sucursales
Monitoreo semanal del presupuesto asignado a cada sucursal para el cumplimento del mismo, en base a esto elaborar reporte y presentarlo y discutirlo con Gerente de País.
Coordinación para el requerimiento y obtención de los impuestos de circulación anual, así como trámites asociados respecto a las multas y recuperación de vehículos detenidos.
Documentar adecuadamente las multas para realizar el cobro correspondiente al usuario de cada vehículo.
Dar continuidad junto con la corredora de Seguros para los casos abiertos y lograr que los mismos no se encuentren abiertos sin resolución por más de un mes.
Dar seguimiento diariamente al trámite de las órdenes de compra en forma centralizada y distribuir los repuestos a las distintas sucursales que los solicitan.
Requerir mensualmente a los proveedores sus estados de cuenta y órdenes pendientes de orden de trabajo para mantener al día las mismas y evitar bloqueos de crédito.
Coordinar semanalmente la recepción de facturas de los proveedores tomando en cuenta las fechas de cierre contable, para evitar atrasos en pagos por problemas de refacturaciones.
Ejecutar anualmente el plan de instalación de equipo en vehículos nuevos, tales como cajilla de seguridad, logotipos, equipo de telematics, estanterías, defensas y actualizar el formato del cronograma correspondiente, esto junto al Gerente de País.
Ejecutar mensualmente el plan de auditoria de vehículos y repuestos tales como baterías y llantas, del cual se tendrá que realizar un informe para el Gerente de País para que en conjunto se implementen acciones preventivas.
Verificar que el 100% de los vehículos de Zona Metro-Sur cuenten con el equipo de telemetría activo.
Realizar diariamente los pedidos de repuestos con los proveedores autorizados y que tengan cotización actualizada.
Coordinación de servicios preventivos verificando el cumplimiento de fechas de entrega por medio de las sucursales.
Mantener mensualmente actualizado el inventario de vehículos, dándole el alta y baja a cada unidad oportunamente y realizar los movimientos internos de cada sucursal para la asignación del mismo.
Apoyar mensualmente al Gerente de Flota de País con la entrega de documentos requeridos por la aseguradora para el pago de reclamos por siniestros de vehículos.
Realizar diariamente los trámites necesarios para proveer de repuestos a los talleres del seguro donde se encuentran vehículos de la compañía.
Mensualmente será el responsable de Auditar los reportes y el inventario de combustible con el encargado de la gasolinera, así como su monitoreo de la tarjeta electrónica.
Semanalmente será el responsable de validar y auditar los tickets y despacho de combustible de sus sucursales.
Cumplimiento por arriba del 98% de los NO Debatibles en Flota.
Soportar la estrategia de productividad de la Flota de DR.

Qualifications/Requirements

  • Administrador de empresas o Contable con experiencia en elaboración de informes y seguimiento a indicadores de gestión.
  • 5 años de experiencia en posiciones similares.
  • Conocimientos de ingles Intermedio.
  • Manejo de Herramientas de Microsoft Office.
  • Manejo y Administración de Equipos.

Relocation Eligible: No Aplicable (N/A)
Job Type: Indefinido